Partire da come vendete davvero
Prima di aprire le impostazioni, mettete per iscritto il processo di vendita come avviene oggi, non come appare in una slide:
- Da dove arrivano le opportunità? Richieste in ingresso, passaparola, eventi, prospezione attiva, partner.
- Che cosa deve essere vero per andare avanti? Un primo incontro fatto, esigenze confermate, un'offerta inviata, un decisore coinvolto.
- Chi fa cosa? Chi qualifica, chi conduce l'incontro, chi scrive l'offerta, chi firma.
È la materia prima per pipeline e fasi. Se convivono due modi di vendere molto diversi, ad esempio nuovi clienti e rinnovi, oppure progetti e prodotti ricorrenti, di solito meritano pipeline separate.
Pipeline e fasi
Una fase deve descrivere qualcosa che è successo, verificabile da chiunque guardi la trattativa, non un'impressione. "Offerta inviata" è una fase; "Calda" no.
Alcune regole che mantengono utili le pipeline:
- Da cinque a sette fasi bastano per la maggior parte dei processi B2B. Più fasi significano più clic e dati meno precisi.
- Ogni fase ha un criterio di uscita, scritto nella descrizione della fase, così tutto il team sposta le trattative allo stesso modo.
- La probabilità di chiusura per fase si può impostare per alimentare le previsioni, ma solo quando c'è abbastanza storico per farlo in modo onesto.
- I motivi di perdita sono un elenco breve e fisso. Sono la fonte di informazioni più trascurata di qualsiasi CRM.
Lead, trattative, persone e organizzazioni
Pipedrive distingue i lead, opportunità non ancora qualificate, dalle trattative, che vivono in una pipeline. Tenere i contatti non qualificati nella casella dei lead evita che la pipeline si riempia di rumore e mantiene realistiche le previsioni.
I contatti sono registrati come persone collegate a organizzazioni. Decidete presto come gestire i gruppi con più società, i distributori e i partner, e concordate regole di denominazione. I duplicati creati nel primo mese costano cari da ripulire dopo.
Campi: il meno possibile, quanti ne servono
Ogni campo personalizzato è una domanda posta a un commerciale, molte volte al giorno. Tenete solo i campi che qualcuno userà per una decisione, un report o un'automazione:
- Campi obbligatori solo dove il dato è essenziale, come fonte, segmento o valore atteso.
- Elenchi a scelta invece del testo libero ovunque vorrete filtrare o fare report.
- Nessuna informazione duplicata: se un dato vive nell'ERP va sincronizzato, non ribattuto. Ne parliamo nell'articolo su come integrare Pipedrive con gli altri sistemi.
Le attività: il cuore del metodo
Pipedrive è pensato attorno alle attività: chiamate, incontri, compiti e scadenze pianificati su ogni trattativa. La regola più semplice e con l'effetto maggiore è che ogni trattativa aperta abbia un'attività successiva. Una trattativa senza attività è una trattativa su cui nessuno sta lavorando.
Collegare Gmail o Outlook, così che e-mail ed eventi di calendario vengano associati automaticamente alle trattative, elimina gran parte della registrazione manuale che porta i commerciali ad abbandonare un CRM.
Automazioni, senza esagerare
Le automazioni dei flussi di lavoro, a seconda del piano, possono creare attività di follow-up quando una trattativa entra in una fase, avvisare un collega o aggiornare dei campi. Iniziate con poche automazioni che eliminano lavoro ripetitivo, ad esempio:
- creare un promemoria qualche giorno dopo l'invio di un'offerta;
- assegnare alla persona giusta i nuovi lead che arrivano dal sito;
- avvisare l'account manager quando una trattativa importante resta senza attività per un certo periodo.
Automatizzate un passaggio solo dopo che il team lo ha fatto a mano per un po' ed è d'accordo su come deve funzionare. Le funzioni di AI, come i suggerimenti sulle trattative che richiedono attenzione, sono utili sopra dati puliti, non al loro posto.
Report di cui la direzione si fida
Le domande della direzione di solito sono poche: quanto c'è in pipeline, che cosa si chiuderà nel trimestre, dove si perdono le trattative e come procede ciascun commerciale sulle attività. Costruite prima queste dashboard, confrontatele con la realtà per qualche settimana e solo dopo aggiungete altro. Un report è affidabile quando le definizioni che lo sostengono sono condivise, lo stesso principio che vale per qualsiasi piattaforma dati.
Permessi, privacy e adozione
Decidete chi vede quali trattative e mettetelo per iscritto. I contatti sono dati personali: firmate l'accordo sul trattamento dei dati del fornitore, definite le regole di conservazione e documentate la base giuridica per la prospezione, come spieghiamo nelle note su nLPD e GDPR.
L'adozione è un compito della direzione tanto quanto della tecnica. Una formazione breve su trattative reali, una revisione settimanale della pipeline fatta in Pipedrive e non in un foglio Excel, e un responsabile della configurazione con nome e cognome fanno la differenza tra un CRM usato e uno semplicemente pagato.
Da dove partire
Mappate il processo di vendita, configurate una pipeline con un insieme minimo di campi, collegate e-mail e calendario e usatela con il team per qualche settimana prima di aggiungere automazioni. Se arrivate da Excel o da un altro CRM, pianificate la migrazione come un passo a sé. In qualità di Pipedrive Authorized Partner, il nostro servizio di CRM e office automation configura e integra Pipedrive perché vendite e marketing lavorino sugli stessi dati.