Migrare a Pipedrive da Excel o CRM

Passo 1: fare l'inventario di ciò che c'è

Elencate ogni fonte di dati commerciali e guardatela con occhi nuovi:

Dove si trova? Fogli Excel, il vecchio CRM, l'anagrafica clienti dell'ERP, rubriche personali, firme e-mail.
Che cosa contiene? Organizzazioni, persone, trattative aperte e chiuse, note, attività, file, articoli.
Com'è la qualità? Duplicati, e-mail mancanti, ragioni sociali scritte in modi diversi, trattative aperte da anni senza alcuna attività.
Chi la usa e per che cosa? Alcune colonne sono vitali per una persona e invisibili per tutti gli altri.

Di solito questo inventario mostra che una buona parte dei dati non merita di essere migrata così com'è.

Passo 2: decidere che cosa portare

Non tutto merita un posto nel nuovo CRM. Decisioni tipiche:

Organizzazioni e persone: sì, dopo aver eliminato i duplicati e con una regola di denominazione coerente.
Trattative aperte: sì, ricondotte alla nuova pipeline e alle nuove fasi, ciascuna con un responsabile e un'attività successiva.
Trattative chiuse: spesso solo per un periodo limitato, o in forma riassunta, così i report partono da uno storico significativo senza trascinarsi dietro ogni vecchio record.
Note ed e-mail: in modo selettivo; il contesto importante sì, anni di messaggi inoltrati no.
Contatti senza una base giuridica per il trattamento: no. Le regole sulla protezione dei dati valgono anche per i dati vecchi, come spieghiamo nelle note su nLPD e GDPR.

Passo 3: progettare prima la destinazione

Configurate Pipedrive prima di importare qualsiasi cosa: pipeline e fasi, campi personalizzati, valori degli elenchi a scelta, utenti e visibilità. I principi di configurazione sono nell'articolo su come configurare Pipedrive per le vendite B2B. Importare in una configurazione non finita significa pulire i dati due volte.

Passo 4: pulire e mappare

Con la destinazione pronta, preparate i dati:

Eliminate i duplicati di organizzazioni e persone, scegliendo quale record resta e unendo le informazioni utili.
Uniformate nomi dei Paesi, formati dei numeri di telefono, settori e fonti, perché corrispondano ai valori degli elenchi in Pipedrive.
Mappate ogni colonna dei vecchi dati su un campo di Pipedrive, oppure decidete esplicitamente di scartarla. Tenete la mappatura in un documento: risponderà a molte domande più avanti.
Mappate le vecchie fasi sulle nuove, soprattutto se il vecchio processo aveva passaggi diversi o più numerosi.
Conservate un riferimento al vecchio sistema, ad esempio il vecchio identificativo in un campo personalizzato, così ogni record importato si può ricondurre all'origine.

Passo 5: provare, poi importare

L'importazione integrata di Pipedrive gestisce fogli di calcolo con organizzazioni, persone, trattative e attività, collegandole tra loro quando la mappatura è corretta. Per le migrazioni da un altro CRM, o quando storico, file e relazioni sono complessi, un'importazione tramite le API offre più controllo.

In entrambi i casi, fate prima un'importazione di prova su un campione, o su un account di test separato, e chiedete a due o tre commerciali di controllare le proprie trattative. Noteranno in pochi minuti ciò che a uno specialista di dati sfuggirebbe: il responsabile sbagliato, una fase che non ha senso, un cliente diviso in due.

Passo 6: il passaggio

Scegliete una data di passaggio e comunicatela. Da quel giorno:

il vecchio sistema o foglio Excel diventa di sola lettura;
l'importazione finale porta le modifiche intervenute dopo la prova;
le integrazioni, come la sincronizzazione delle e-mail e i moduli del sito, vengono spostate su Pipedrive, come spieghiamo nella guida su come integrare Pipedrive;
ogni commerciale controlla le proprie trattative aperte nei primi giorni e corregge ciò che non va.

Conservate un'esportazione dei vecchi dati, in modo sicuro, per un periodo definito, poi cancellatela secondo le vostre regole di conservazione.

Dopo l'avvio: le prime settimane decidono tutto

Le settimane successive al passaggio sono quelle in cui si formano le abitudini. Tenete la revisione settimanale della pipeline in Pipedrive fin dalla prima settimana, rispondete in fretta alle domande e raccogliete le piccole modifiche di configurazione in un elenco da applicare insieme, invece di cambiare impostazioni ogni giorno. Dopo un mese verificate la qualità dei dati: trattative senza attività successiva, contatti senza organizzazione, campi obbligatori vuoti. Questi numeri vi dicono se la migrazione è davvero riuscita.

Da dove partire

Fate l'inventario dei dati attuali e decidete che cosa merita di essere migrato, prima di scegliere come. In qualità di Pipedrive Authorized Partner, il nostro servizio di CRM e office automation pianifica ed esegue la migrazione insieme alla configurazione, perché il team parta da dati puliti fin dal primo giorno.