Decidere quale sistema è titolare di ogni dato
La regola che evita la maggior parte dei problemi di integrazione è la stessa per qualsiasi sistema aziendale: ogni tipo di dato ha un solo sistema di riferimento, l'unico punto in cui viene creato e modificato. Una ripartizione tipica per un'azienda che usa Pipedrive:
| Dato | Titolare | Viene inviato a |
|---|---|---|
| Lead e trattative, attività commerciali | Pipedrive | Strumenti di marketing, reportistica |
| Clienti, dal primo ordine in poi | ERP | Pipedrive, come riferimento in sola lettura |
| Articoli e listini | ERP | Pipedrive, per le offerte |
| Ordini, fatture, stato dei pagamenti | ERP o contabilità | Pipedrive, come informazione sulla trattativa |
| Consensi e preferenze di marketing | Marketing automation o CRM, deciso una volta | L'altro sistema |
Quando due sistemi possono modificare lo stesso record, prima o poi non saranno d'accordo. Mettere per iscritto questa tabella prima di collegare qualsiasi cosa è l'ora meglio spesa dell'intero progetto. L'approccio generale è descritto nella nostra guida alla system integration.
I collegamenti principali
Sito web e raccolta dei contatti
I moduli del sito devono creare lead direttamente in Pipedrive, con la fonte registrata, invece di arrivare come e-mail che qualcuno ribatte. I moduli e la chat di Pipedrive lo fanno da soli; i moduli integrati nel vostro sito possono fare lo stesso tramite le API o una piattaforma di integrazione. Aggiungete le caselle di consenso dove servono e conservate il consenso insieme al contatto.
E-mail e calendario
La sincronizzazione bidirezionale con Gmail o Microsoft 365 collega conversazioni e incontri alle trattative giuste. Di solito è l'integrazione con il ritorno più alto a fronte dello sforzo minore, ed è quella che più influenza se i commerciali continueranno a usare il CRM.
Marketing automation
Newsletter, sequenze di nurturing e inviti agli eventi hanno bisogno di contatti, segmenti e consensi. Che usiate le funzioni di e-mail marketing di Pipedrive o una piattaforma di marketing automation separata, decidete dove si definiscono i segmenti e assicuratevi che le disiscrizioni arrivino a ogni sistema che invia e-mail. A quel punto un lead scoring basato sull'interazione con il marketing può aggiornare il lead in Pipedrive, così le vendite vedono quali contatti si stanno scaldando.
ERP e contabilità
Il collegamento con l'ERP chiude il cerchio tra vendita e consegna:
- una trattativa vinta può creare cliente e ordine nell'ERP, evitando di ribattere i dati;
- articoli e prezzi arrivano dall'ERP, così le offerte corrispondono al listino ufficiale;
- lo stato di fatture e pagamenti può essere mostrato sulla trattativa o sull'organizzazione, così il commerciale lo sa prima di chiamare.
È qui che le integrazioni valgono di più ed è qui che richiedono più attenzione: toccano dati finanziari.
Integrazioni native, piattaforme o API?
Ogni collegamento si può costruire in tre modi, e una configurazione matura spesso li usa tutti:
- Le app del Marketplace dell'ecosistema Pipedrive coprono gli strumenti più diffusi e si installano in fretta. Verificate che cosa sincronizzano, in quale direzione e con quale frequenza.
- Le piattaforme di integrazione come Make o Zapier permettono di costruire flussi senza scrivere codice. Sono adatte a flussi semplici e con volumi moderati, purché qualcuno ne sia responsabile e li monitori.
- Le API e i webhook di Pipedrive danno il pieno controllo per i flussi critici, come il collegamento con l'ERP, dove servono validazione, gestione degli errori e registrazione.
La scelta dipende da volumi, criticità e da chi manterrà il flusso, non da quale opzione è più rapida da impostare il primo giorno.
Rendere affidabile la sincronizzazione
Le integrazioni falliscono in silenzio, a meno che non siano progettate per non farlo. Per ogni flusso:
- evitate i duplicati abbinando i record su un identificativo stabile, come il codice cliente, non sui nomi;
- gestite gli errori in modo visibile: un record che non si riesce a sincronizzare deve finire in una coda che qualcuno controlla, non sparire;
- registrate che cosa è stato modificato e da quale flusso, così un valore sbagliato si può ricostruire;
- rispettate i limiti delle API con invii a blocchi e nuovi tentativi, soprattutto nei caricamenti iniziali;
- provate con dati reali in un ambiente di test prima di attivare.
Protezione dei dati lungo la catena
Ogni strumento collegato è un ulteriore responsabile del trattamento di dati personali. Tenete aggiornato l'elenco di sistemi e flussi di dati, firmate gli accordi sul trattamento dei dati con ogni fornitore e verificate dove sono conservati i dati, come spieghiamo nella checklist su nLPD e GDPR.
Da dove partire
Prima configurate Pipedrive attorno al vostro processo di vendita, come descritto nell'articolo su come configurare Pipedrive per le vendite B2B. Poi collegate e-mail e calendario, quindi la raccolta dei contatti dal sito e solo alla fine l'ERP. Meglio un'integrazione affidabile alla volta che cinque fragili. Il nostro servizio di CRM e office automation progetta e realizza queste integrazioni, documentate e monitorate, nell'ambito del nostro lavoro come Pipedrive Authorized Partner.